OSEMZIZ Office Line Zeiterfassung 
Die Office Line Zeiterfassung bietet eine flexible Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Ferien und Zeitsaldi. Unterschiedliche Abrechnungskreise, Standorte, Abteilungen und Filialen können individuell abgebildet und in den Auswertungen gezielt berücksichtigt werden. Frei definierbare Zeitmodelle und Feiertagskalender ermöglichen eine flexible Gestaltung der Arbeitszeiten. Bei der Berechnung der Sollzeit werden Feiertage, Ferien und bezahlte Abwesenheiten automatisch berücksichtigt. Regelmässige Abwesenheiten wie Gewerbeschule, Weiterbildungen oder Kurse können hinterlegt werden und automatisch die entsprechenden Zeitbuchungen auslösen. Bei Bedarf lassen sich auch Stempeldaten aus Drittsystemen übernehmen.
Monats- und Jahresabrechnungen können automatisch als PDF erstellt und direkt per E-Mail versendet werden. Zusätzlich steht eine vollständige Integration mit Tobit David zur Verfügung.
Ist die Office Line Salärabrechnung installiert, arbeiten beide Module mit einem gemeinsamen Personalstamm. Abgeschlossene Stunden- und Feriensaldi werden direkt in die Salärabrechnung übernommen. Eine doppelte Pflege von Personal- und Zeitdaten entfällt. Die Zeiterfassung ist vollständig in Office Line integriert und kann mit dem Zusatzmodul Schichtmanagement um die Planung und Abrechnung frei definierbarer Schichten erweitert werden.
Kurzübersicht
- Zentrale Personalverwaltung
- Stundenabrechnungen in frei definierbaren Abrechnungskreisen
- Frei definierbare Schichtmodelle mit unterschiedlichen Tarifen innerhalb einer Schicht (Zusatzmodul Schichtmanagement)
- Automatische Berücksichtigung von Feiertagen, Ferien und bezahlten Abwesenheiten
- Frei definierbare fixe «Ausser Haus»-Zeiten wie Gewerbeschule, Weiterbildung oder Kurse
- Zeitkonto mit Präsenz-, Stunden- und Feriensaldo
- Monats- und Jahresabrechnungen
- Automatische Erstellung und direkter Versand von Abrechnungen als PDF per E-Mail
- Personalinformationen wie Geburtstags- und Jahrgängerliste
- Zeiterfassung am PC
- Zeiterfassung über Erfassungsterminal
- Zeiterfassung über Web-Interface
- Zeiterfassung über Android-Smartphone
- Übernahme von Stunden- und Feriensaldi in die Office Line Salärabrechnung
- Gemeinsamer Personalstamm mit der Office Line Salärabrechnung
- Frei definierbare Zeitmodelle
- Versetztes Monatsende je Abrechnungskreis
Zentraler Personalstamm und Personalinformationssystem
Der Personalstamm bildet die zentrale Grundlage für die Office Line Zeiterfassung und dient gleichzeitig als Personalinformationssystem. Sämtliche relevanten Mitarbeiterdaten werden an einer Stelle verwaltet. Die Office Line Zeiterfassung und die Office Line Salärabrechnung verwenden denselben Personalstamm. Dadurch müssen Personaldaten nicht mehrfach erfasst oder zwischen den beiden Modulen synchronisiert werden. Sind beide Module installiert, können die für die Zeiterfassung benötigten personenbezogenen Stammdaten direkt innerhalb der Salärabrechnung verwaltet werden. Änderungen stehen damit unmittelbar für beide Bereiche zur Verfügung.
Zeiten
Die Sollzeiten werden automatisch anhand des dem Mitarbeiter zugeordneten Arbeitszeitmodells berechnet. Dabei werden die hinterlegten Arbeitstage, Arbeitszeiten und Sollstunden berücksichtigt. Feiertage, Ferien sowie bezahlte Abwesenheiten fliessen automatisch in die Berechnung ein und reduzieren die entsprechende Sollzeit. Mit dem Zusatzmodul Schichtmanagement kann die Sollzeit alternativ anhand des zugeordneten Schichtmodells berechnet werden. Dadurch lassen sich auch wechselnde Arbeitszeiten und unterschiedliche Schichten flexibel abbilden.
Erfassung
Erfasste Arbeitszeiten und Ferien können bei Bedarf nachbearbeitet oder korrigiert werden. Fehlende Stempelzeiten, unvollständige Buchungen oder Buchungsfehler lassen sich gezielt erkennen und einfach korrigieren. Damit können die erfassten Zeiten vor dem Monatsabschluss kontrolliert, ergänzt und für die Abrechnung vorbereitet werden.
Feiertage
Feiertage werden bei der Berechnung der Sollzeit automatisch berücksichtigt und von der entsprechenden Sollzeit abgezogen. Die Feiertagskalender können pro Kanton definiert werden. Dabei lassen sich die obligatorischen kantonalen Feiertage hinterlegen. Bestehen innerhalb eines Kantons je nach Gemeinde unterschiedliche Feiertage, können für diese Gemeinden eigene Feiertagskalender erstellt werden. Der entsprechende Feiertagskalender wird dem Mitarbeiter zugeordnet, sodass die Sollzeit automatisch anhand der für seinen Arbeitsort geltenden Feiertage berechnet wird.
Abwesenheiten
Gemeinsame Abwesenheiten wie beispielsweise Betriebsferien können zentral erfasst und automatisch für die betroffenen Mitarbeiter erzeugt werden. Die Zuordnung kann gezielt nach Abrechnungskreis, Standort, Abteilung oder Personalgruppe erfolgen. Zusätzlich können für einzelne Mitarbeiter regelmässig wiederkehrende Abwesenheiten vordefiniert werden, beispielsweise für Gewerbeschule, Weiterbildung oder Kurse. Diese Abwesenheiten erzeugen automatisch die entsprechenden Zeitbuchungen. Die wiederkehrenden Abwesenheiten können nach Kalenderwochen definiert werden, sodass auch unterschiedliche Wochenrhythmen automatisch berücksichtigt werden.
Abrechnung
Für die Abrechnung stehen bis zu 99 Abrechnungskreise zur Verfügung. Diese können unabhängig voneinander oder gemeinsam abgerechnet werden. Für jeden Abrechnungskreis lassen sich eigene, auch versetzte Abrechnungsperioden definieren. Bereits abgeschlossene Abrechnungen können bei Bedarf storniert und nach einer Korrektur erneut durchgeführt werden.
Ist die Office Line Salärabrechnung installiert, werden die abgeschlossenen Stunden- und Feriensaldi direkt in den Salärbeleg übernommen. Bei Mitarbeitern im Stundenlohn können die erfassten und abgerechneten Stunden automatisch für die Berechnung des Stundenlohns in der Salärabrechnung verwendet werden.
Sämtliche Standard-Korrespondenzformulare stehen in Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch und Rumantsch Grischun zur Verfügung.
Zeiterfassung am PC, im Web und SmartPhone
Arbeitszeiten können flexibel über verschiedene Erfassungswege gebucht werden. Je nach Einsatzbereich stehen der Desktop-Client, das Web-Interface und die Android-App zur Verfügung.
Über den Desktop-Client können Buchungen direkt am Arbeitsplatz-PC vorgenommen werden. Der aktuelle Stunden- und Feriensaldo bis zum Ende des Vortages ist jederzeit einsehbar. Das Web-Interface ermöglicht die Zeiterfassung über einen Webbrowser und eignet sich damit insbesondere für Mitarbeiter, die nicht direkt mit dem Office Line Desktop-Client arbeiten. Mit der Android-App können Arbeitszeiten auch mobil über Smartphone oder Tablet erfasst werden. Dadurch steht die Zeiterfassung beispielsweise auch für Aussendienstmitarbeiter oder Mitarbeiter ohne festen PC-Arbeitsplatz zur Verfügung.
Alle Erfassungswege arbeiten mit den zentralen Daten der Office Line Zeiterfassung, sodass die Buchungen unabhängig vom verwendeten Erfassungsgerät gemeinsam verarbeitet und ausgewertet werden können.
Zeiterfassung am Terminal
Arbeitszeiten können auch direkt über ein Erfassungsterminal mittels RFID-Karte oder Barcode-Scanner gebucht werden. Damit eignet sich die Zeiterfassung insbesondere für Produktionsbetriebe, Werkstätten und andere Arbeitsplätze ohne eigenen PC. Das 8-Zoll-Terminal mit Touchscreen kann wahlweise aufgestellt oder an der Wand montiert werden. Der integrierte RFID-Leser befindet sich an der Unterseite des Terminals. Mitarbeiter können am Terminal neben ihren Zeitbuchungen auch den aktuellen Stunden- und Feriensaldo bis zum Ende des Vortages einsehen.
Mit der High-Power-PoE-Option kann das Terminal über das Netzwerkkabel mit Strom versorgt werden. Dadurch ist am Installationsort keine separate Stromversorgung erforderlich.
Die verwendeten RFID-Karten können zusätzlich mit einer Zutrittskontrolle kombiniert werden. Dadurch kann dieselbe Karte sowohl für die Zeiterfassung als auch für die Zutrittsberechtigung eingesetzt werden.
Kompatibilität
Die Office Line Zeiterfassung ist vollständig in das Office Line ERP-System integriert und arbeitet direkt mit der Office Line Salärabrechnung zusammen. Darüber hinaus ist die Zeiterfassung mit folgenden Anwendungen kompatibel:
- Sage 100