OSEMZIZ Office Line BriefassistentDer Office Line Briefassistent ist kein Ersatz für Microsoft Word, sondern ergänzt dieses sinnvoll und schafft eine direkte Verbindung zwischen der Office Line und der täglichen Geschäftskorrespondenz. Briefe, Rundschreiben und andere wiederkehrende Korrespondenz können direkt mit den in Office Line vorhandenen Adress- und Geschäftsdaten erstellt werden. Dadurch müssen bereits vorhandene Informationen nicht erneut erfasst werden. Für die Dokumentenerstellung können sowohl datenbankbasierte Vorlagen als auch Microsoft-Word-Vorlagen verwendet erden. Damit lassen sich standardisierte Schreiben ebenso erstellen wie Dokumente, die anschliessend individuell in Word weiterbearbeitet werden sollen. Besonders bei wiederkehrenden Schreiben und Verteilern erleichtert der Briefassistent die tägliche Arbeit. Dokumente können für einzelne Empfänger oder mehrere Adressen erstellt und anschliessend als PDF oder Word-Dokument ausgegeben werden.
Der Briefassistent ist vollständig in das Office Line ERP-System integriert.
Mit dem Briefassistenten können regelmässig wiederkehrende Briefe und Aussendungen schnell und effizient erstellt werden. Bereits vorhandene Vorlagen und Empfängerdaten werden wiederverwendet, wodurch sich der Aufwand für die erneute Erstellung deutlich reduziert. Besonders bei wiederkehrenden Verteilern können personalisierte Schreiben für mehrere Empfänger automatisch erstellt werden. Die benötigten Adress- und Empfängerdaten werden direkt aus Office Line übernommen und in die jeweiligen Dokumente eingefügt. Bestehende Verteiler können erneut verwendet und bei Bedarf angepasst werden. Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, welche Empfänger zu einem Verteiler gehören, und regelmässige Aussendungen können mit geringem Aufwand erneut erstellt werden.
Kurzübersicht
- Speicherung verschiedener Textvorlagen in verschiedenen Sprachen
- Speichern von Verteilern in Begleitbrief Vorlagen
- Erstellung der Briefe in internen parametrisierbaren Layouts
- Erstellung der Briefe in Microsoft Word anhand Word Vorlagen
- Erstellung der Briefe in Microsoft Word als DOCX oder PDF
- Zugriff auf alle Adressen in der Office Line
- Automatischer Versand der Briefe als PDF via E-Mail
- Automatischer Versand der Briefe als PDF und das Begleitschreiben als E-Mail
- Automatischer Versand der Briefe als PDF und das Begleitschreiben als PDF via E-Mail
- Automatisches Einfügen von PDF Anhängen
- Auswahl verschiedener Versandtexte
- Speichern der Briefe im Office Line DMS System
- Speichern der Briefe die im Microsoft Word erstellt wurden, als PDF im Office Line DMS System
Briefvorlagen
Das Erstellen von Briefvorlagen ist eine effiziente Methode, um wiederkehrende Briefe zu gestalten. Diese Vorlagen gewährleisten Konsistenz in Formatierung und Sprache, sparen Zeit und minimieren Fehler. Durch die Anpassungsfähigkeit der Vorlagen können Sie den Inhalt personalisieren und bei Änderungen leicht aktualisieren. Zudem ermöglichen die Vorlagen das Speichern verschiedener Parameter, was die Wiederverwendbarkeit erhöht und die Kommunikation insgesamt optimiert.
Briefe erstellen
Mit Briefvorlagen lassen sich neue Schreiben schnell und einheitlich erstellen. Statt einen Brief jedes Mal neu aufzubauen, wird eine bestehende Vorlage ausgewählt und automatisch mit den entsprechenden Daten aus Office Line ergänzt. Je nach Anwendungsfall können datenbankbasierte Vorlagen oder Microsoft-Word-Vorlagen verwendet werden. Die erzeugten Briefe lassen sich anschliessend bei Bedarf individuell ergänzen oder bearbeiten. Durch zentral definierte Vorlagen erhalten wiederkehrende Schreiben ein einheitliches Erscheinungsbild. Gleichzeitig können Änderungen an den Vorlagen zentral vorgenommen und für zukünftige Briefe verwendet werden.
Individuelle Briefe und wiederverwendbare Verteiler. Briefvorlagen geben den grundsätzlichen Aufbau und die Formatierung eines Schreibens vor. Der Inhalt kann dennoch für einzelne Empfänger oder einen bestimmten Verteiler individuell angepasst werden. Dadurch lassen sich standardisierte Abläufe mit persönlicher Korrespondenz verbinden. Einmal erstellte Verteiler können gespeichert und beliebig oft wiederverwendet werden. Bei wiederkehrenden Aussendungen muss die Empfängerauswahl dadurch nicht jedes Mal neu zusammengestellt werden. Verteiler können bei Bedarf angepasst oder ergänzt werden und eignen sich damit besonders für regelmässig wiederkehrende Korrespondenz.
Briefausdruck
Briefe können mit internen parametrisierbaren Layouts erstellt und direkt als PDF ausgegeben oder gedruckt werden. Die benötigten Daten und Inhalte werden dabei automatisch in das entsprechende Layout übernommen.
Alternativ können Dokumente als Microsoft-Word-Dokumente generiert und dort bei Bedarf weiterbearbeitet werden.
Auch Word-basierte Briefe können automatisiert erstellt und anschliessend direkt als PDF gespeichert oder ausgedruckt werden. Damit kann je nach Anwendungsfall flexibel zwischen internen Layouts und Microsoft Word gewählt werden.
Briefversand via E-Mail
Erstellte Briefe können direkt aus dem Briefassistenten per E-Mail versendet werden. Die entsprechenden Dokumente lassen sich dabei automatisch als PDF oder als weiterer Anhang der E-Mail beifügen. Bei einem Versand an mehrere Empfänger oder einen Verteiler wird die Korrespondenz automatisch für die jeweiligen Empfänger erstellt und versendet. Dadurch können auch umfangreichere Aussendungen ohne manuellen Einzelversand verarbeitet werden. Beim Einsatz von Tobit David kann der gesamte E-Mail-Versand automatisch im Hintergrund auf dem Server ausgeführt werden. Der Versand erfolgt dadurch unabhängig vom Arbeitsplatz des Benutzers.
Kompatibilität
Der Office Line Briefassistent ist vollständig in das Office Line ERP-System integriert und nutzt die zentralen Adress- und Unternehmensdaten. Darüber hinaus ist der Briefassistent mit folgenden Anwendungen kompatibel:
- Sage 100
- Tobit David
- Microsoft Word